Description : Assistant administratif - Unité de Vérification de la Conformité et de Médiation Titre du poste: Assistant administratif - Unité de Vérification de la Conformité et de Médiation Grade: GS7 Poste N°: NA Référence: ADB/11/060 Date de publication: 25/04/2011 Date de clôture: 23/05/2011 Objectifs L'Unité de vérification de la conformité et de médiation (CRMU) recrute un assistant administratif. CRMU administre le Mécanisme indépendant d'Inspection (MII) qui a été créé en 2004 par les Conseils d'administration de la Banque africaine de développement et du Fond africain de développement, et il a commencé ses activités en 2006. Le MII a pour mission de répondre aux plaintes formulées par des personnes qui sont ou qui risquent d'être affectées de manière négative par un projet financé par la Banque en raison de sa non-conformité avec les politiques et les procédures du Groupe de la Banque. Le mécanisme traite les plaintes par la résolution des problèmes et/ou par la vérification de la conformité. L'Unité de vérification de la conformité et de médiation est coiffée par un Directeur, appuyé par trois chargés de la conformité, des services administratifs et un secrétariat. Les candidats intéressés peuvent obtenir des informations complémentaires sur les Règles et procédures opérationnelles du MII sur le site Web. Fonctions et responsabilités Le niveau de responsabilité lié à ce poste exige que l'Assistant Administrative travaille de manière autonome avec un degré élevé de diplomatie et de sensibilité sur les questions confidentielles. La nature du travail peut exiger, de temps à autre, que le titulaire soit disponible après les heures normales de travail. Les principales fonctions et responsabilité du titulaire sont les suivantes: Gestion des flux de travail Concevoir et gérer  des systèmes efficaces d'organisation du travail  de bureau. Assurer le suivi des documents ; gérer l'arrivée du courrier ordinaire, électronique et par télécopie. Assurer le dépôt sécurisé d'informations sensibles et confidentielles. Révision de documents traduits pour assurer la comparabilité avec les textes originaux. Administration du bureau Organiser et participer à des réunions, rendez-vous, déjeuners et manifestations multiples pour s'assurer de leur bonne préparation. Gérer les formalités de voyage, l'obtention des visas et de l'hébergement ; effectuer de temps en temps. des voyages avec les cadres de direction, les experts du MII pour apporter une assistance générale. Répondre aux questions posées par les membres de l'institution et par le grand  public ; filtrer les appels téléphoniques et les requêtes et les gérer de manière appropriée ; accueillir et entretenir les visiteurs ; organiser et gérer les calendriers électroniques et prendre les rendez-vous. Assurer les services de secrétariat pour les membres du personnel qui relèvent directement de son supérieur hiérarchique et les experts du MII, et leur apporter une assistance dans la production de leurs rapports directs. Apporter un appui administratif général au département en assurant la liaison avec CGSP en ce qui concerne les locaux pour bureaux, l'attribution du mobilier de bureau, l'équipement et les fournitures alloués à l'unité. Demander l'exécution des travaux de réparation et de maintenance et veiller au suivi pour s'assurer que lesdits travaux ont été mené à bonne fin.   Concevoir et préparer les différents documents et formulaires administratifs tels que les listes des effectifs, les voyages du personnel, les absences du personnel (congés annuels, congés dans les foyers, absence exceptionnelles  et congés de maternité) ainsi que les données statistiques sur les membres de personnel, en cas de nécessité. Gestion des ressources Gérer les systèmes ; créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP Aptitude à utiliser l'application DACON et  connaître les règles en matière d'acquisition de biens et services relatives au recrutement de consultants. Aider la direction à gérer les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif ; suivre et examiner les dépenses ; et attirer l'attention de la direction sur les problèmes. Participer à la préparation du budget annuel et élaboration des rapports sur budget par la saisie des données et leur suivi. Participer à la suivre et mettre à jour des données sur les programmes de travail et les principaux indicateurs de performance. Analyse Préparer des documents, des notes d'informations, des rapports, des feuilles de calcul et des exposés. Prendre des notes pendant les réunions, rédiger des lettres et préparer des comptes rendus à la demande. Faciliter, le cas échéant la programmation des activités opérationnelles à l'aide des logiciels appropriés, Résolution de problèmes Répondre aux questions, assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel Effectuer des recherches préliminaires dans le domaine de compétence et présenter les conclusions de manière logique. Effectuer toute autre tâche raisonnablement demandée par la Direction. Le présent poste ne donne pas droit aux conditions d'emploi international (Le titulaire de ce poste sera recruté au plan local, et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international). Critères de sélection Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables Avoir au minimum une Licence en administration des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe, complétée par une formation en secrétariat/administration/gestion de bureau De préférence, au moins (5) années d'expérience pertinente et pratique à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le bureau d'un cadre de direction, de préférence dans un organisme international.    De bonnes connaissances en budgétisation et en planification sont vivement souhaitées. Grande capacité de service aux clients et d'organisation, aptitude à exécuter des taches variées, à prêter attention aux détails et à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.   Aptitude à communiquer oralement et par écrit en anglais et / ou en français. Parfaite maitrise de l'utilisation des logiciels courants de la banque (SAP, Microsoft Word,  Excel, Access et Powerpoint) ; de bonnes connaissances en dactylographie sont vivement souhaitées. Sens de l'initiative élevée, enthousiasme débordant, esprit d'équipe, aptitudes en matière organisationnelle et interpersonnelle. Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l'égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées: www.afdb.org/jobs
Catégorie(s) :	• Secrétariat/Assistanat
Pays :	Tunisie
Date d'expiration :	23/05/2011

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